La tecnología es una gran aliada para las organizaciones, en ocasiones son vitales ya que los equipos no se encuentran en la misma zona geográfica y dependen de los dispositivos para comunicarse. Ahora el espacio físico de una oficina trasciende a restaurantes, hoteles y otros lugares con conexión a internet donde se pueda realizar una reunión, sin embargo de no gestionar bien los equipos virtuales todo el proyecto se puede venir abajo en tiempo record, es por ello que se debe contar con las herramientas necesarias para lograr que la distancia no se convierta en un enemigo.
La comunicación es el elemento fundamental en toda organización, sobre todo si se trabaja de forma remota, es allí donde los portátiles, el WiFi y los teléfonos inteligentes son las herramientas necesarias para lograr una comunicación efectiva, sumado al compromiso y las metas en común de los involucrados en el proyecto, para empujar un proyecto hacia adelante.
Aplicaciones para gestionar equipos virtuales
Actualmente se han diseñado diferentes aplicaciones que permiten crear chat para grupos de trabajo, intercambiar material o hacer conferencias, estas app están pensadas para intercambios de información de forma rápida y para llegar a muchas personas, también para trabajar en abierto, y que todos puedan enterarse de lo que pasa, compartir asignaciones, informes de los avances y lo más importante: compartir los resultados.
Para elegir la mejor herramienta debes tener en cuenta que esta te permita compartir y almacenar información en línea, así como tachar, crear tareas fácilmente, además de enviar y recibir feedback, tener las horas de trabajo, analizarlas y poder organizarlas nuevamente para saber el rendimiento de los miembros del equipo.
La elección de la herramienta a utilizar dependerá del objetivo del grupo y el uso que harán de ella, por eso se debe analizar con detenimiento el modelo de trabajo que se va a implantar ya que la tecnología permitirá que los procesos sean más transparentes.
Hablar con el equipo
Son muchos los elementos a tomar en cuenta cuando se trabaja con un equipo de forma virtual, en primer lugar que el líder sea el adecuado para establecer puntos de encuentro y conocer si las personas involucradas cuentan con las habilidades, el compromiso, la responsabilidad, la organización y la determinación para cumplir con las tareas asignadas.
La inteligencia emocional juega un papel fundamental en estos casos, porque no se trata solo de comunicar sino de saber comunicar utilizando las herramientas tecnológicas sin que el mensaje pueda distorsionarse.
Volumen del equipo de trabajo
Muchas investigaciones desvelan que los equipos efectivos suelen ser los formados por no más de 10 personas, por diversas razones, entre ellas la capacidad de recuperarse rápidamente de los problemas cuando surgen, además de tener más sentido de responsabilidad en la producción, ya que al aumentar el número de personas en el equipo se tiende a disminuir la sensación de responsabilidad en los resultados, tanto positivos como negativos.
Contacto cara a cara de los miembros del equipo
Para reforzar vínculos es necesario reunir a los miembros del equipo de vez en cuando, así no solo podrán conocerse e intercambiar criterios sino crear lazos de confianza, despejar cualquier duda, además que el contacto visual y el lenguaje corporal activa las conexiones personales.
Una buena aplicación no logrará crear equipos de alto rendimiento sino se cuenta con la visión clara de un líder que vaya guiando a un equipo, esto aplica tanto para equipos que trabajan a distancia como para los que trabajan cara a cara, la importancia de una buena comunicación y de metas en común hará que los resultados positivos se comiencen a notar de forma inmediata.
