La situación de crisis en la que nos encontramos inmersos ha llevado a que empresas donde el trabajo se desarrollaba de manera presencial ahora lo hagan a distancia. Se ha tenido que implantar de forma rápida y sin planificación un modelo de trabajo en el que no había experiencia previa. Hemos pasado del 0 a 100% de teletrabajo, en una situación de cambio permanente, y por ello muchos responsables de equipo están preocupados sobre cómo mantener coordinado y enfocado a su equipo.
En este artículo vamos a dar una serie de pautas para ayudar a mantener a tu equipo coordinado y enfocado en su trabajo.
Clarificar responsabilidades y objetivos
En un equipo virtual hay que fijar con mucha precisión los objetivos y responsabilidades del equipo en su conjunto y de cada miembro del equipo, ya que al trabajar a distancia la comunicación es menor.
Hay que tener claro que todo el equipo tiene claras sus responsabilidades y límites de trabajo para que no se den duplicidades ni queden tareas sin realizar.
Aplicaciones disponibles para trabajar en equipo
Para que nuestro equipo trabaje de una manera efectiva podemos aprovechar algunos recursos que tenemos disponibles, como aplicaciones que nos facilitan la gestión de proyectos colaborativos. Estas herramientas incrementan la transparencia en el equipo, tendremos una visión de las tareas que se están realizando, las que están pendientes…plazos de entrega, y cualquier otro aspecto destacable. Facilitan que cada persona se gestione de una forma más eficaz, ya que detalla las tareas realizadas, plazos, documentos…Y mejoran la coordinación y el compromiso con el equipo, ya que todo el mundo conoce lo que debe hacer cada miembro y cuándo lo hace. Se genera un sentimiento de proyecto común.
Mejorar la comunicación con el equipo, frecuencia y calidad
Ser eficaz en la comunicación con el equipo es vital para una coordinación efectiva, así como para mantener al equipo enfocado, motivado y comprometido.
Evitar la sobrecarga de información
Es importante definir quién debe recibir qué tipo de información y a través de qué canal. Ya que mantener a todo el equipo informado de todo puede llevar a una sobrecarga de información y a una pérdida de tiempo en revisar esa información que no es necesaria a la hora de desempeñar su trabajo.
Da más apoyo a las personas que lo necesiten
Es necesaria una evaluación de cada miembro del equipo para poder identificar sus capacidades de autogestión para ver quién necesita más apoyo y quién menos. Una opción para ayudar a ser constantes es enviar al final del día un e-mail en el que se describa qué han hecho, cuales son los objetivos que se marcan para el próximo día, qué dificultades tienen o prevén. No deben ocupar más de 5 minutos en enviar dicho e-mail.
Acordar cómo se va a hacer el seguimiento del trabajo
Para comprobar el ritmo de trabajo hay que hacer un seguimiento y evaluar los resultados que se están consiguiendo. Es importante consensuar con el equipo los indicadores que se van a tener en cuenta.
Reconocimiento del esfuerzo
El reconocimiento o felicitación, tanto individual como de equipo de los logros obtenidos y del trabajo bien hecho hace que se genere cohesión y compromiso.
El trabajo empieza en uno mismo: practica una buena autogestión
Para poder gestionar bien un equipo primero debes gestionarte a ti mismo, que sea el último punto no quiere decir que sea el menos importante, sino que quizás sea el más importante.
