La situación actual nos ha llevado a realizar cambios en nuestra forma de trabajar, entre ellos las reuniones con los clientes, equipo o proveedores. Ahora las reuniones se producen por videollamada, en la que cualquier factor tanto técnico como estético pasa a ser un valor de nuestra marca personal y corporativa. Por ello, debemos cuidar siempre hasta el mínimo detalle.
Para que la videoconferencia se adecue al mensaje corporativo que deseamos comunicar, vamos a ver algunos consejos prácticos para completar una reunión online de éxito.
Prepara la reunión:
1. Elige una habitación tranquila con un fondo neutro.
Resulta algo evidente, pero si vives con alguien más cerciórate de que en el espacio que elijas solo vas a estar tú y evites intromisiones molestas. Uno de los problemas más usuales es tener una baja calidad de audio, por lo que, si dispones de una alfombra, ésta aminorará el eco.
Respecto al fondo, lo ideal es optar por uno de color neutro, sin elementos que distraigan la atención. Mostrar plantas o estanterías con libros pueden acentuar una imagen más profesional, pero rehúye de objetos innecesarios, como por ejemplo las fotos familiares.
2. Encuentra la aplicación que mejor se adapte a tus necesidades.
Hay un mercado muy amplio de herramientas que te permiten hacer videoconferencias, de muy rápida instalación y acceso, gratuitas o de pago con un mayor abanico de funcionalidades. Sobre todo, fíjate en que sean fáciles de usar tanto para ti como para como para aquellos con quienes vayas a conectarte. Te citamos las más populares:
- Skype
- Whereby
- Zoom
- Webex
- Google Hangouts / Google Meet
3. Configuración audiovisual.
Antes de iniciar la reunión prueba tu cámara y la calidad del audio con la aplicación que has escogido para hacer la videollamada. Comprueba el encuadre de la cámara para que la imagen se vea correctamente. Evita usar la cámara de tu dispositivo móvil y utiliza la de tu ordenador portátil, o bien conecta una a tu ordenador de sobremesa. La cámara de tu móvil aprovéchala para comunicarte con tus amigos en estos días de confinamiento. Para que te escuchen y escuches mejor utiliza auriculares con micrófono.
4. Planifica.
Al igual que en tus reuniones presenciales habituales, planifica los temas que vas a tratar y comunícalos al resto de participantes.
Envía una invitación al calendario para que todos puedan confirmar la asistencia confirmar su asistencia y que nadie olvide la reunión.
Comparte los objetivos de la reunión con los participantes y cualquier elemento de interés, para que ellos mismos puedan también preparar sus distintas aportaciones y cuestiones.
Durante la reunión:
5. Crea vínculos.
Si alguno de los participantes no se conoce o es la primera ocasión en que mantienen contacto haz las presentaciones oportunas, interésate por tus oyentes y crea un ambiente agradable para que la reunión se desarrolle con mayor agilidad y eficacia.
6. Mira a cámara.
Evita comunicarte mirando la pantalla o a tu propia imagen, es mejor hacerlo mirando a cámara. Que te vean es indispensable para transmitir confianza y profesionalidad. Por otro lado, ver es importante para observar a tu interlocutor, sus gestos y expresiones, y dirigir la comunicación.
7. Respeta el turno de palabra.
Ofrece a cada uno de los participantes un turno para hablar. Planifica la reunión para que haya un espacio de tiempo para plantear cuestiones, ampliar información y compartir opiniones.
Un último consejo, que ya habrás tenido en cuenta, es el de no olvidarnos de nuestro aspecto físico pese a estar en casa, pues hasta esto te ayudará a separar tu vida laboral de la personal.
Dada la situación actual en la que el teletrabajo es una necesidad, las conexiones en remoto van a formar parte habitual de nuestra actividad laboral. Comprobaremos su eficacia en cualquier ámbito de trabajo, su agilidad y disminución en desplazamientos y gastos innecesarios.
